Datenschutz für
Inbox & Content
Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten in der eigenständigen Web-App „Stefani Inbox & Content“ unter getstefani.com/app. Die App verwendet die offizielle Instagram API von Meta.
1. Verantwortlicher und Kontakt
FYID CONSULTING FZCO, IFZA Business Park B2, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate. Vertreten durch Fatih Yalcin. Kontakt: service@finanzyalcin.de.
Bei der Anmeldung verarbeitet die Web-App außerdem die E-Mail-Adresse, den Namen, einen Passwort-Hash sowie technisch notwendige Sitzungs-Cookies. Diese ermöglichen die Anmeldung und schützen den Zugang. Anmeldeversuche werden vorübergehend begrenzt; dafür werden zeitlich begrenzte, pseudonymisierte Kennungen verwendet. Die Website setzt keine eingebetteten Werbepixel ein.
2. Welche Instagram-Daten verarbeitet werden
Nach Freigabe durch den Inhaber eines Instagram-Business- oder Creator-Kontos verarbeitet die App dessen Konto-ID und Benutzername, Zugriffstoken und Freigabestatus, eigene Beiträge und Medieninformationen, Kommentare sowie freigegebene Gespräche und Nachrichten. Dazu können Kennungen und Nutzernamen beteiligter Instagram-Nutzer, Nachrichtentexte und Zeitstempel gehören. Geplante Veröffentlichungen enthalten Medienadressen, Bildunterschriften und Veröffentlichungszeiten.
Für eingerichtete Dialogabläufe verarbeitet die App außerdem Auslöser, Flow-Versionen und Ausführungsstatus, Antworten in Kontaktfeldern, Tags, interne Notizen, Zuständigkeiten sowie Abmelde- und Pausenstatus. Neue Gespräche werden über Webhooks empfangen; eine Aktualisierung der Beiträge importiert keine älteren Chats.
3. Zweck und Umfang der Freigabe
Die Daten werden verwendet, um das verbundene Konto anzuzeigen, eigene Inhalte und Kommentare abzurufen, eingehende Gespräche zu verwalten, manuelle und vom Kontobetreiber eingerichtete automatische Antworten zu senden und ausdrücklich geplante Bildbeiträge oder Reels zu veröffentlichen. Der Zugriff erfolgt im Rahmen der bei Instagram erteilten Berechtigungen für Basisinformationen, Nachrichten, Kommentare und Veröffentlichungen. Das Modul fordert dafür kein Instagram-Passwort an. Die Freigabe kann in Instagram widerrufen werden.
Die Verarbeitung der Daten des Stefani-Kunden dient der Bereitstellung des beauftragten Dienstes. Soweit die DSGVO anwendbar ist, kommt hierfür Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO in Betracht. Für die Verarbeitung von Daten der Gesprächspartner muss der Betreiber des verbundenen Instagram-Kontos eine passende Rechtsgrundlage sicherstellen und seine eigenen Informationspflichten erfüllen. Die Instagram-Freigabe ersetzt diese Pflichten nicht.
4. Empfänger und technische Verarbeitung
Zur Ausführung der freigegebenen Funktionen werden Daten zwischen dem Stefani-Server und Meta übertragen. Bei einer Veröffentlichung lädt Meta die angegebene Mediendatei von ihrer HTTPS-Adresse. Inhalte und Verbindungsdaten werden in der Datenbank des Stefani-Servers gespeichert. Zugriffstoken werden dort verschlüsselt gespeichert; der Schlüssel liegt außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses. Eingehende Webhook-Anfragen werden anhand ihrer Signatur geprüft.
Meta verarbeitet Daten außerdem nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen: Instagram-Datenschutzrichtlinie. Der Betreiber sitzt in den Vereinigten Arabischen Emiraten; eine Verarbeitung außerhalb des EWR ist daher möglich. Die für einen konkreten Kunden erforderlichen vertraglichen Regelungen, Dienstleister und gegebenenfalls Garantien für internationale Übermittlungen sind vor dessen Anbindung zu klären.
Hochgeladene Bilder und Videos werden im Medienspeicher des Stefani-Servers abgelegt. Zur Übernahme durch Meta sind sie über eine nicht gelistete, zufällig erzeugte HTTPS-Adresse öffentlich abrufbar. Wer diese Adresse erhält, kann die Datei abrufen. Nicht mehr benötigte Dateien können in der Mediathek entfernt werden; für noch ausstehende Veröffentlichungen benötigte Dateien sind bis zum Abschluss oder Abbruch der Planung geschützt.
Optionale KI-Unterstützung
Wenn der Kontobetreiber die KI-Unterstützung mit einem eigenen OpenAI-Zugang aktiviert und die Datenübertragung freigibt, verarbeitet OpenAI die für die jeweilige Aufgabe ausgewählten Texte. Für Antwortvorschläge, Zusammenfassungen und KI-Gesprächsschritte sind dies bis zu acht neue Nachrichten des gewählten Gesprächs, relevante Ausschnitte aus dem freigegebenen Firmenwissen, für den KI-Schritt freigegebene Kontaktfelder sowie Verhaltens- und Zielvorgaben. Textverbesserung überträgt den ausgewählten Entwurf; der KI-Flow-Assistent überträgt die eingegebene Aufgabenbeschreibung und passende Firmeninformationen. Instagram-Zugriffstoken und Instagram-Passwörter werden nicht an das KI-Modell übermittelt.
Wissenseinträge und KI-Aufträge werden auf dem Stefani-Server gespeichert. Ein für KI hinterlegter API-Schlüssel wird verschlüsselt abgelegt und nicht in der Oberfläche angezeigt. KI-Anfragen verwenden die OpenAI Responses API mit deaktivierter Antwortspeicherung (store: false). Für weitere technische Verarbeitung und Aufbewahrung beim Anbieter gelten dessen Regelungen; Informationen dazu stehen in den OpenAI-Datenkontrollen. KI-Vorschläge werden im Posteingang zunächst als prüfbarer Vorschlag angezeigt. Automatischer Versand setzt einen ausdrücklich aktivierten KI-Flow und ein gültiges Antwortfenster voraus. Durch Deaktivieren der KI oder Entziehen der Datenfreigabe werden neue Modellanfragen unterbunden.
5. Aufbewahrung und Löschung
Die in der App gespeicherten Kontodaten, Gespräche, Kommentare und Planungen bleiben grundsätzlich bis zum Entfernen der Verbindung oder einer Löschanfrage gespeichert. Im Bereich „Konten → Verbindung verwalten“ kann die Freigabe widerrufen und können die zugehörigen Instagram-Daten gelöscht werden. Nach erfolgreicher Bestätigung des Widerrufs durch Meta entfernt die App diese Datensätze. Signierte Datenlöschanfragen von Meta werden ebenfalls verarbeitet. Ein Widerruf allein in Instagram verhindert künftigen API-Zugriff, ersetzt aber keine unmittelbar an Stefani gerichtete Löschanfrage.
Für Auskunft oder Löschung kann der oben genannte Kontakt genutzt werden. Backups, Betriebsprotokolle und gesetzlich erforderliche Aufbewahrungen können gesonderten Fristen unterliegen. Bereits auf Instagram veröffentlichte Beiträge und dort gespeicherte Nachrichten werden durch das Entfernen der Stefani-Verbindung nicht automatisch gelöscht.
6. Rechte und Nutzung für Kundenkonten
Soweit anwendbar, bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen können an service@finanzyalcin.de gerichtet werden.
Bei Verwendung für Kundenkonten sind die Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen Stefani und dem jeweiligen Kontobetreiber sowie gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag gesondert festzulegen. Die technische Meta-Freigabe allein stellt diese vertragliche Grundlage nicht her.